Sluttrapportering av gjennomførte energitiltak
For å få utbetalt støtte til gjennomførte energitiltak må det sendes inn en sluttrapport. Det gjøres via Altinn.
Det skal kun rapporteres en gang (sluttrapportering). Det betyr at det ikke skal sendes inn noen rapport før alle planlagte tiltak er gjennomført og kan dokumenteres.
Frist for innsending av sluttrapport er 24 måneder etter tilsagnsdato, det vil si senest 21. desember 2024.
Sluttrapporteringsskjemaet i Altinn er ganske selvforklarende og skal i hovedsak bestå av følgende:
• Registrering av påløpte kostnader for gjennomførte tiltak
• En kort beskrivelse av hvert energitiltak
• Redegjørelse for hvordan energiresultatet for tiltaket er framkommet eller beregnet.
• Legge ved dokumentasjon i henhold til dokumentasjonskravene
Sluttrapporten må være komplett ved innsending
Sluttrapportene behandles maskinelt. Det betyr at det ikke vil være en saksbehandler hos oss som kontrollerer at rapporten er fullstendig utfylt og at all nødvendig dokumentasjon er vedlagt.
Det er tilskuddsmottakers ansvar å sørge for korrekt rapportering og det er derfor viktig at du kontrollerer at sluttrapporten er korrekt og fullstendig utfylt før du sender den inn.
Stikkprøver
Sluttrapportene behandles maskinelt og tilskudd utbetalt basert på de beløp som legges inn. Det vil bli gjennomført stikkprøvekontroll. Dersom det avdekkes feil eller mangler i denne kontrollen kan det føre til krav om tilbakebetaling.
Støtteberettigede tiltak
Utgangspunktet for støtten er de tiltakene som ble lagt inn i søknaden. Det åpnes imidlertid for at man kan endre tiltak som gjennomføres forutsatt at tiltaket er på tiltakslisten som framgår av forskriften og med de minstekrav som framgår av energikartleggingsskjemaet, søknadsskjemaet og rapporteringsskjemaet for sluttrapporteringen.
Hva skal dokumenteres?
I sluttrapport skal det vedlegges følgende dokumentasjon på gjennomførte energitiltak:
• Regnskapsoversikt (prosjektregnskap) som viser alle fakturerte kostnader og personalkostnader knyttet til prosjektet.
• Relevant fakturadokumentasjon (kopi av faktura). Inngående faktura skal være utstedt til og belastet tilskuddsmottaker jfr Forskrift om midlertidig ordning for energitilskudd til næringslivet som følge av ekstraordinære strømutgifter § 3-2 (11). Det må komme tydelig frem hvilket eller hvilke tiltak hver faktura gjelder.
• Personalkostnader dokumenteres med en oversikt over timelister. Oversikten skal vise hvilke arbeidsoppgaver som er utført, dato for utførelsen, hvem som har utført oppgaven og antall timer som er brukt. Årslønn for prosjektdeltakere samt tidspunkt og størrelse på siste lønnsregulering må kunne dokumenteres ved forespørsel.
• Et bilde av installasjonen/ene som er foretatt.
• Ved finansiell leasing er det spesielle dokumentasjonskrav (se under).
For tilskudd til energitiltak hvor innvilget investeringstilskudd ved tilsagn overstiger 1 million kroner vedlegges i tillegg:
• Rapport for avtalte kontrollhandlinger signert av revisor/autorisert regnskapsfører
Hva skjer hvis ikke alle tiltakene er ferdigstilt innen fristen for innsending av sluttrapport?
Siste frist for innsending av sluttrapport er 31.12.2024. Hvis ikke alle tiltakene er ferdigstilte til da må man uansett sende inn sluttrapporten senest 31.12.2024 for å kunne få utbetalt støtte. I §3-2 (7) i forskriften for Energitilskuddsordningen står det at tilskuddsmottaker skal sende inn sluttrapport for gjennomførte energitiltak senest innen 24 måneder etter tilsagnsdato, dvs innen 31.12.2024. Dersom sluttrapport ikke foreligger innen fristen utbetales ikke tilskudd til energitiltak. Vilkåret for tilskudd etter støttetrinn 2 er da ikke oppfylt og differansen mellom forbruksavhengig tilskudd i støttetrinn 2 og 1 skal kreves tilbakebetalt jf. §5-1 (2) i forskriften.
Utgangspunktet er at tiltakene må ferdigstilles før sluttrapport innsendes dvs senest 31.12.2024. Det kan imidlertid aksepterer at sluttrapport innsendes før tiltaket er helt ferdigstilt forutsatt at tiltaket er helt i sluttfasen. Som dokumentasjon på at tiltaket/ene er nær ferdigstillelse må følgende dokumenter da legges ved sluttrapporten:
• Dokumentasjon på at de vesentligste kostnader med gjennomføring av tiltaket er fakturert og betalt. Dokumentasjon av dette vil være kopi av faktura samt signert kontrakt på tiltaksgjennomføring. Med vesentlig menes her at tiltakets hovedkomponenter er fakturert og betalt. Det må tydelig komme frem av fakturadokumentasjon hvilket tiltak fakturakopiene omhandler, og
• dokumentasjon på at de vesentlige deler av utstyr i all hovedsak er montert/plassert der det skal stå. Det må vedlegges bilder av utstyr/installasjon som entydig viser dette, og
• dokumentasjon som entydig viser at tiltaket gjennomføres etter de minstekrav som er stilt til tiltaket. Minstekravene fremgår bl.a. av energikartleggingsskjemaet og sluttrapporteringsskjemaet. Tiltakslisten med minstekrav kan også finnes på www.energitilskuddsordningen.no.
Hvis dette ikke kan dokumenteres tilstrekkelig, eller det fremgår at tiltaket ikke er helt i sluttfasen så vil tiltaket/tiltakene ikke godkjennes. Det innebærer at påløpte kostnader til tiltaket/tiltakene ikke kan inngå i støtteberettigede investeringskostnader og i beregning av gjennomføringsgrad jf. §3-2 (7), (8) og (9) i forskriften for energitilskuddsordningen. Ved gjennomføringsgrad mindre enn 50% er vilkåret for tilskudd etter støttetrinn 2 ikke oppfylt og differansen mellom forbruksavhengig tilskudd i støttetrinn 2 og 1 skal kreves tilbakebetalt jf. §5-1 (2) i forskriften.
Tiltakskostnader som er påløpt og/eller betalt etter sluttrapport er innsendt kan ikke inngå i støtteberettigede investeringskostnader og i beregning av gjennomføringsgrad jf §3-2 (7), (8) og (9) i forskriften.
For mer informasjon om dokumentasjonskrav til sluttrapport vises til §4-4(3) i forskriften for Energitilskuddsordningen.
Hvilke kostnader kan godkjennes?
Prosjektregnskapet for gjennomføring av energitiltak skal kun belastes med investeringskostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av energitiltakene som er støtteberettiget jfr Forskrift om midlertidig ordning for energitilskudd til næringslivet som følge av ekstraordinære strømutgifter §3-2(2) og (4).
Inngående faktura
Inngående faktura skal være utstedt til og belastet tilskuddsmottaker jfr forskriften § 3-2 (11).
Personalkostnader
Personalkostnader for egne ansatte skal tas med i prosjektregnskapet kun i den grad personalet er sysselsatt i prosjektet.
Det godkjennes en sjablongmessig timesats inkludert overheadkostnader på inntil 1,2 ‰ av brutto årslønn, begrenset oppad til 1 200 kroner per time. Brutto årslønn vil si regnskapsført årslønn før skattetrekk.
For en ansatt med en årslønn på 600 000 kroner, vil godkjent timesats være på 720 kroner per time. For en ansatt med en årslønn på 1 200 000 kroner, vil godkjent timesats være på 1 200 kroner per time. 1,2 ‰ av 1 200 000 kroner gir 1 440 kroner per time, men timesatsen avkortes til maksimum godkjent timesats som er 1 200 kroner per time.
Denne sjablongmessige timesatsen inkluderer både lønn og andre personalkostnader for den ansatte. Eksempel på andre personalkostnader er reisekostnader, arbeidsgiveravgift, feriepenger, kontorkostnader, IKT-kostnader, forsikringer, pensjonskostnader og lignende. Disse kostnadene kan ikke føres opp i prosjektregnskapet i tillegg til timekostnader.
Innkjøpte timer rapporteres i henhold til fakturert beløp og inngår ikke i personalkostnader.
Timekostnader for egne ansatte og innkjøpte tjenester til prosjektering, prosjektoppfølging og byggeledelse kan maksimalt utgjøre 20% av støtteberettigede kostnader.
Merverdiavgift
Merverdiavgift som er fradragsberettiget for foretaket i merverdiavgiftsoppgjøret, kan ikke inngå som investeringskostnad og skal derfor ikke tas med i kostnadsgrunnlaget jfr forskriften § 3-2 (4).
Kostnader som ikke godkjennes:
• Kostnader påløpt før 1. oktober 2022
• Tiltakskostnader som er påløpt og/eller betalt etter at sluttrapport er innsendt
• Finanskostnader, byggelånsrente, driftskostnader eller leiekostnader for driftsmidler
• Uspesifiserte kostnadsposter, herunder sekkepost for uforutsette kostnader.
Signering av revisor eller autorisert regnskapsfører
For tilskudd til energitiltak hvor innvilget investeringstilskudd ved tilsagn overstiger 1 million skal sluttrapport signeres av revisor eller autorisert regnskapsfører. Signering skjer i Altinn ved innsending på samme måte som ved innsending av søknad.
Revisor eller autorisert regnskapsfører må være knyttet til et revisjonsforetak eller regnskapsførerforetak for å kunne bekrefte sluttrapporten.
Bekreftelse gis ved å signere på skjema for sluttrapport i Altinn. Ved signeringen gir revisor eller autorisert regnskapsfører følgende bekreftelse:
"Vi har gjennomført de spesifiserte kontrollhandlingene som følger av Enova SFs kontrollhandlinger som revisor eller autorisert regnskapsfører skal utføre i forbindelse med bekreftelse av opplysningene fra Energitilskuddsordningen.
Våre handlinger har ikke avdekket feil.
Vi har ikke kjennskap til at det er gitt uriktige opplysninger i sluttrapporten.
Vår bekreftelse er utelukkende utarbeidet for å bekrefte innhold i sluttrapporten til bruk for tilskuddsmyndigheten, jfr. forskriften, og skal ikke brukes til andre formål."
Leasing
Tilskudd til energitiltak er basert på tiltakets investeringskostnader. Dersom vi skal godta leasing som finansieringsmodell så forutsetter det at kostnadene ved leasingen kan defineres som investeringskostnader.
Det betyr at det kun er finansiell leasing som kan godtas. I tillegg så kreves det at leasingkontrakten inneholder en kjøpsforpliktelse for den som leaser eller at kontrakten ikke kan avsluttes før leasingobjektet er nedbetalt eller har nådd sin økonomiske levetid.
Som dokumentasjon må vi ha leasingkontrakten, der overnevnte forpliktelse framgår. Kontrakten eller annen dokumentasjon må inneholde informasjon om den totale investeringskostnaden, uten renter. I tillegg må vi ha fakturadokumentasjon på første avdrag.
Leiekostnader eller andre kostnader som føres i regnskapet som driftskostnader aksepteres ikke som investeringskostnader og dekkes ikke av tilskuddsordningen.
Relaterte dokumenter:
Avtalte kontrollhandlinger - Energitilskuddsordningen (PDF)